【代表の呟き#1】仕事でExcel/Wordを使う理由

IT関係の仕事を四半世紀務めてきた代表の毛海です。

仕事でExcel/Wordが必要であることは多くの職種で該当しますが、なぜ必要なのか？について呟いてみます。

1. 皆が使っている
2. ワープロの代わり

まず1.の「皆が使っている」これ、大きなポイントです。見積書や発注書、製品サービスの情報などをメールやサイボウズなどの情報共有ツールでやり取りすることは今や当たり前。やり取りの過程で加筆修正することもよくあります。

この際に、会社によって使うソフトがバラバラだとそれぞれのソフトを覚えないといけないですし、何より加筆修正できない場合もあります。困りますよね。皆が同じソフトを使っているので、このようなお困りごとは無いのです。

（どうしてExcel/Wordが広まったかは別の機会にw）

2.のワープロ代わりも実は日本のビジネス慣習が背景にあると筆者は考えます。

ビジネス向けの業務システムは実に多種多様で出てます。経理や給与業務用の弥生や奉行などは有名ですよね。これら業務システムからは標準的な業務帳票を簡単に出せるようになってます。それでもあえてExcel/Wordで作り直している会社は少なくありません。何故そんな手間をかけるのでしょうか？

その理由は「細かい所まで自社仕様にこだわる」からです。例えば、お見積り書でしたら、合計金額と明細、支払条件があれば最低限大丈夫ですが、会社によっては明細欄に製品説明を記載するケースがあります。また押印や資料の見た目にこだわりがある会社もあります。

こうなってくると標準機能では賄えないのでExcel/Wordで作成することになります。

因みに変えれば良いじゃんというご意見も時々聞きますが、簡単ではありません。風土の話なので、決めれる人が不明確だからです。

そんなこんなでExcel/Wordが使われる時代はまだまだ続くのではと思います。

《補足》

サイボウズなどのクラウド型情報共有ツールを使うと、もっと便利です。データが一元管理されますし、バックアップも行われます。決裁やスケジュールとの連携も出来ます。インターネットに繋がりさえすればどこでも仕事が可能になります。

ご興味ある方は筆者まで。（info@study-work.jp 毛海宛）